Dal 1° luglio 2022, la fattura elettronica è diventata obbligatoria anche per chi aderisce al regime forfettario, una svolta importante per i piccoli professionisti e freelance che fino a poco tempo fa potevano emettere solo fatture cartacee o PDF.
Nel 2025, la fatturazione elettronica è ormai una realtà consolidata anche per i forfettari, e comprenderne il funzionamento è essenziale per lavorare in regola, evitare sanzioni e mantenere un buon rapporto con i clienti. In questa guida analizziamo quando è obbligatoria, come si emette, quali strumenti utilizzare e cosa cambia rispetto alla fattura tradizionale.
Per una visione completa del regime, ti consigliamo di leggere la nostra guida completa alla Partita Iva Forfettaria, scoprire come aprire la partita iva forfettaria, approfondire chi può accedere al regime forfettario e valutare anche come scegliere il corretto Codice Ateco Forfettario. Per altri temi fiscali visita la sezione Tasse e Fisco o torna alla home page di Top Finanza.
Che cos’è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento digitale in formato XML che viene inviato, ricevuto e conservato tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. Non è un semplice PDF: ha valore fiscale solo se trasmessa attraverso lo SDI e conforme agli standard tecnici definiti dalla normativa.
Per i soggetti in regime ordinario, la fattura elettronica è obbligatoria già dal 2019. Per i forfettari, invece, l’obbligo è stato introdotto gradualmente.
Obbligo di fattura elettronica per i forfettari: quando scatta
Dal 1° luglio 2022, i titolari di Partita IVA forfettaria con ricavi o compensi superiori a 25.000 euro annui sono obbligati a emettere solo fatture elettroniche.
Dal 1° gennaio 2024, l’obbligo è stato esteso a tutti i forfettari, indipendentemente dal fatturato. Dunque, nel 2025, chiunque sia nel regime forfettario è tenuto alla fatturazione elettronica.
Fanno eccezione solo alcune categorie molto specifiche, come i medici che inviano i dati al Sistema Tessera Sanitaria, ma anche in questi casi l’obbligo permane per le fatture non sanitarie.
Come si emette una fattura elettronica da forfettario
Emettere una fattura elettronica non è complicato, ma è necessario utilizzare strumenti abilitati alla generazione del file XML e all’invio tramite lo SDI.
Passaggi principali:
-
Preparare la fattura in formato XML
-
Inviarla tramite SDI (Sistema di Interscambio)
-
Farla recapitare al cliente tramite codice destinatario o PEC
-
Conservare la fattura digitalmente per 10 anni, tramite sistemi conformi
Strumenti gratuiti disponibili:
-
Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate
-
App Fatturae per smartphone e tablet
-
Software gestionale in cloud (es. Fatture in Cloud, Aruba, Danea)
Cosa deve contenere la fattura elettronica di un forfettario
Il forfettario non applica né IVA né ritenuta d’acconto, ma la fattura elettronica deve comunque contenere indicazioni precise, tra cui:
-
Dati del cliente e del fornitore
-
Descrizione della prestazione o vendita
-
Importo complessivo
-
Codice fiscale e partita IVA
-
Codice destinatario SDI o PEC del cliente
-
Dicitura obbligatoria: “Operazione non soggetta a IVA ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89, L. 190/2014 (regime forfettario)”
-
Dicitura aggiuntiva (se applicabile): “Non soggetta a ritenuta d’acconto ai sensi dell’art. 1, comma 67, L. 190/2014”
Vantaggi dell’uso della fattura elettronica
Anche se inizialmente può sembrare un obbligo, la fattura elettronica presenta vantaggi reali anche per i forfettari:
-
Velocità di emissione e invio
-
Riduzione di errori formali
-
Storico e archiviazione sempre disponibile
-
Maggiore trasparenza verso il cliente
-
Accesso a detrazioni e agevolazioni in caso di future variazioni di regime
Errori da evitare
Chi è in regime forfettario può incorrere in errori comuni nella gestione della fatturazione elettronica. I principali sono:
-
Non indicare correttamente la dicitura del regime fiscale
-
Usare un codice destinatario errato
-
Inviare una fattura senza registrarla correttamente nello SDI
-
Non conservare digitalmente i documenti
L’Agenzia delle Entrate prevede sanzioni da 250 a 2.000 euro in caso di mancata emissione o errori gravi.
FAQ – Domande frequenti sulla fattura elettronica per forfettari
Devo emettere fattura elettronica anche per clienti privati?
Sì, la fattura elettronica va emessa sempre, anche verso clienti senza partita IVA (es. consumatori finali). In questi casi si usa il codice destinatario “0000000” e si inserisce l’email o PEC del cliente.
Devo conservare le fatture cartacee?
No, le fatture elettroniche vanno conservate digitalmente tramite un servizio accreditato. La stampa è utile solo per uso personale o del cliente.
Posso usare Excel o Word per creare fatture?
No, solo i documenti XML validati dallo SDI sono riconosciuti fiscalmente. Excel o Word non sono conformi.
Devo usare la fattura elettronica anche per prestazioni occasionali?
No, le prestazioni occasionali non prevedono emissione di fattura elettronica, ma un documento di prestazione con ritenuta, se previsto.
Conclusione
La fattura elettronica per i forfettari è oggi un obbligo normativo e una prassi consolidata. Anche se ha comportato un cambiamento nelle abitudini di professionisti e freelance, rappresenta uno strumento utile per migliorare l’efficienza e la regolarità fiscale.
Capire come funziona, quali strumenti utilizzare e quali errori evitare ti consente di gestire la tua attività in modo sicuro e professionale.
Vuoi scoprire tutto sul regime forfettario? Leggi gli altri articoli del nostro cluster:
Per ulteriori contenuti fiscali, torna alla sezione Tasse e Fisco o alla home page di Top Finanza.